Procesos Administrativos: Sus Etapas ¿Qué Son y Para Qué Sirven?

¿Qué son las etapas del proceso administrativo? El proceso administrativo es un conjunto de 4 etapas que se realizan de forma secuencial. Su propósito principal es ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de la manera más eficiente. Es por eso que en esta ocasión en Kordata el mejor software comercial para tu negocio, queremos hablarte en profundidad sobre este tema.

El éxito de una organización reside en la ejecución de actividades que se realizan de forma secuencial y coordinada. Su propósito principal es ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de la manera más eficiente posible. La finalidad de implementar un procedimiento administrativo sólido es lograr la gestión más eficaz de los activos de la empresa, consiguiendo con ello los mejores resultados tanto para la organización como para los colaboradores y el entorno interesado.

El concepto fue detallado originalmente por Henry Fayol, ingeniero francés, quien describió las fases del proceso administrativo y sus características en su obra fundamental: “Administración industrial y general” (1916). Fayol describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando, orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad, responsabilidad y unidad de mando.

¿Qué ventajas tiene la optimización del proceso administrativo?

Este sistema funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente. La aplicación correcta de las etapas del proceso administrativo permite aprovechar al máximo la mano de obra y los recursos técnicos y materiales.

Este ciclo puede ser aplicado en cualquier tipo de industria, y cada miembro de la organización debe conocer su rol. La planificación y organización suelen ser responsabilidad de los puestos jerárquicos, cuyas funciones son estratégicas. Hoy en día, esto se apoya fuertemente en herramientas tecnológicas; por ello, si te preguntas "¿qué es un software administrativo?", te invitamos a leer nuestra entrada de blog para entender cómo la digitalización potencia las fases del proceso administrativo.

Características del proceso administrativo

Para que este sistema sea efectivo, debe cumplir con ciertos lineamientos. Las características del proceso administrativo más relevantes incluyen:

• Universalidad: Es utilizado en empresas y organizaciones de cualquier tamaño para la correcta administración de recursos.
• Finalidad: Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos específicos.
• Sincronía: Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y ser aplicado de manera simple.
• Estructura Interrelacionada: Sus fases se dividen en: mecánica (planificación y organización) y dinámica (dirección y control).
• Ciclicidad: El ciclo de las etapas del proceso administrativo se repite por cada nuevo objetivo propuesto.
• Jerarquía: Debe ser regulado y supervisado por la cúpula administrativa de la organización.

Las etapas del proceso administrativo a detalle

1. Planificación

Es la primera de las etapas del proceso administrativo. Aquí se establecen los objetivos y metas, trazando una ruta de acción integral. Un plan objetivo debe:

• Definir hacia dónde se desea llegar.
• Determinar la situación actual de la empresa.
• Identificar eventos futuros y elegir formas de resolver problemas antes de que ocurran.

2. Organización

En esta fase se establecen las reglas, cargos y comportamientos. El propósito es coordinar los recursos humanos, materiales y financieros. Dentro de las fases del proceso administrativo, la organización requiere implementar una estructura de funciones, delegación de autoridad y una coordinación tanto horizontal como vertical.

3. Dirección

La etapa de direccion del proceso administrativo comprende la ejecución de los planes ya asignados. Depende directamente de la influencia del liderazgo, la motivación y la comunicación efectiva. En la etapa de direccion del proceso administrativo, los colaboradores son los principales responsables de poner en acción los recursos humanos para asegurar el funcionamiento de la compañía, recompensando el trabajo con el salario respectivo y estableciendo mecanismos de comunicación eficientes.

4. Control

Es la última de las etapas del proceso administrativo y garantiza que la empresa esté encaminada al éxito. El control ayuda a analizar los puntos altos y bajos, efectuando modificaciones para corregir deficiencias. Evaluar los resultados obtenidos y contrastarlos con los planes previos es vital para la mejora continua.

El proceso administrativo es continuo, al terminar un ciclo, se inicia el siguiente. Durante este trayecto, necesitarás herramientas que optimicen cada fase, como un Sistema ERP de México, que te ayudará a gestionar tus recursos con precisión durante cada una de las etapas del proceso administrativo.

Preguntas Frecuentes

¿Qué son los procesos administrativos?

Se definen como un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración de una empresa. Su objetivo es interrelacionar los recursos existentes para alcanzar las metas institucionales de la forma más productiva posible.

¿Qué son los procesos administrativos y cuáles son?

Son la metodología básica de gestión empresarial. Se componen tradicionalmente de cuatro etapas principales: Planificación (qué se va a hacer), Organización (cómo se va a hacer), Dirección (ver que se haga) y Control (cómo se ha realizado).

¿Cuáles son las 7 fases del proceso administrativo?

Aunque el modelo clásico de Fayol se centra en 4 o 5 áreas, algunos autores modernos expanden las etapas del proceso administrativo a siete para dar más detalle: 1. Planificación, 2. Organización, 3. Integración de personal, 4. Dirección, 5. Coordinación, 6. Reporte (Información) y 7. Presupuestación (Budgeting). Esta estructura es conocida comúnmente como el acrónimo POSDCORB.

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